Modalités pratiques
Procédure d'autorisation pour un voyage scolaire AVEC NUITée (1er degré)
L'enseignant souhaitant organiser un voyage scolaire doit soumettre une demande d'autorisation au directeur de l'école.
Ce dernier vérifie que tous les documents nécessaires sont fournis avant de transmettre le dossier à l'inspecteur de l'éducation nationale (IEN) de la circonscription.
Les délais pour cette procédure sont les suivants :
- Voyages en France : dossier transmis à l'IEN au moins un mois avant le départ, avec décision de l'IEN 15 jours avant la date prévue ;
- Voyages à l'étranger : dossier transmis à l'IEN au moins un mois et demi avant le départ, avec décision de l'IEN un mois avant le départ.
Une fois l'autorisation obtenue, le dossier est envoyé au directeur académique des services de l'éducation nationale (DASEN) pour un contrôle supplémentaire.
Si des préoccupations sur la sécurité ou la qualité du séjour émergent, une révision peut avoir lieu.
Documents nécessaires pour la demande d'autorisation :
- Formulaire de demande d'autorisation avec la liste des accompagnateurs ;
- Budget prévisionnel ;
- Projet pédagogique ;
- Liste des élèves participants (avec informations de contact d'urgence) ;
- Fiche d'information sur le transport et programme détaillé du séjour.
Documents collectés séparément par l'enseignant
- Autorisations parentales et attestations d'assurance ;
- Autorisations spécifiques pour certains membres du personnel ;
- Certificat de formation aux premiers secours ;
- Autorisations de sortie de territoire pour les voyages à l'étranger.
Procédure d’autorisation des voyages scolaires dans le second degré
L'enseignant à l'initiative d'une sortie scolaire soumet un projet écrit au chef d’établissement, détaillant les objectifs pédagogiques et l’organisation matérielle et financière.
Il peut demander l’aide de l’adjoint gestionnaire de l’établissement.
Rôle du chef d’établissement
La décision d’autoriser la sortie relève du chef d’établissement, qui vérifie la conformité aux règles de sécurité et s’assure de la faisabilité matérielle et pédagogique du projet.
Le chef d’établissement reste responsable de l’organisation et des engagements avec les partenaires extérieurs (transports, hébergement, prestataires, etc.).
Il veille également à ce que la communauté éducative soit informée des règles applicables aux sorties scolaires.
Rôle du conseil d’administration
Le conseil d’administration approuve, sur rapport du chef d’établissement, la programmation des voyages scolaires et leur financement, en respectant l’article R. 421-20 du Code de l’éducation.
Le projet de voyage doit être accompagné du budget, précisant la participation des familles, qui ne peut excéder le coût pour l’élève.
Le financement des frais de séjour des accompagnateurs ne doit pas être couvert par la participation des familles.
Rôle de l’autorité académique
La délibération du conseil d’administration concernant le financement doit être envoyée à l’autorité académique, qui devient exécutoire 15 jours après réception.
La liste des accompagnateurs et les ordres de mission des personnels doivent être envoyés aux services départementaux de l’éducation nationale pour un contrôle de l’honorabilité des accompagnateurs extérieurs.
Ces documents sont accompagnés d’une note détaillant les conditions d’organisation, incluant les déplacements et la liste des élèves participants avec leurs informations d’urgence.
En cas de sortie scolaire itinérante ou dans plusieurs départements, le DASEN du département d’origine transmet ces éléments aux DASEN des départements d’accueil.
